Muchas veces nos enfrentamos a reunión tras reunión sin que se resuelva nada y se nos viene a la mente la típica frase «esta reunión realmente pudo ser un mail” o simplemente “qué pérdida de tiempo”, pero ¿qué podemos hacer concretamente cuándo nos enfrentamos a ésta situación? Aquí te dejo algunas posibles soluciones para casos frecuentes:

Problema 1: cuando nadie toma decisiones concretas

Hay que tomar una decisión, pero nadie toma una posición clara o no existe un liderazgo evidente
Solución: habla directamente con los encargados de decidir e intenta realizar preguntas abiertas (preguntas que no pueden responderse sólo con un sí o un no). Ejemplo:
– «¿Qué cree que necesitamos hacer para cambiar la situación?»
– «Desde su punto de vista, ¿qué podemos hacer para que…?»

Problema 2: las conversaciones giran en círculos

Ya se ha dicho todo lo que se tenía que decir sobre el tema en discusión, pero se continúa hablando acerca de lo mismo o dando énfasis a detalles irrelevantes.
Solución: haz una pequeña síntesis cuando te sea posible, resumiendo las conclusiones más importantes y luego pregunta acerca de la posible decisión. Si esto no es posible, puedes sugerir posponer la reunión, anotando las conclusiones para evitar repeticiones y llegar al punto en cuestión en la próxima reunión.

Problema 3: una persona habla frecuentemente e interrumpe a todos

Una persona opina continuamente, interrumpe a los otros pero no aporta a la conclusión. Incluso puede ocurrir que ésta persona sea poco deferente con las opiniones de otros y pase por alto los aportes de otros.
Solución: Si es posible, especifica que todos deben poder expresar su opinión en el tiempo determinado para la reunión y que todos tienen el derecho de ser escuchados con respeto, ya que toda opinión o pregunta es válida. También se podría plantear a esta persona algunas preguntas en forma de síntesis de lo que ha dicho y continuar dando el pase a otra persona. Ejemplo:
– Entiendo que X sugiere que se podría…
– La idea que X plantea podría llevarse a cabo bajo estos términos…

Problema 4: desacuerdo de equipos 
Cuando las opiniones son muy disimiles o existen sub-equipos dentro de un equipo, el ambiente se ve entorpecido y en ocasiones el foco ya no está en el tema de la discusión, sino en ejercer el control o mostrar poder sobre otros. Esto hace que las reuniones se prolonguen y no sea fácil llegar a soluciones.
Solución: si la disposición es adecuada, podría moderarse la conversación con preguntas como:
– «lo importante no es quien haya sido responsable de…lo importante es llegar a la solución».
– “¿si no es buena esta alternativa, cuál podría ser otra más viable?”
– “la sugerencia de X se podría complementar con la de X…ambas son buenas estrategias”.

© Ps. Zayra Antúnez